Secretaresse (m/v) Raad van Bestuur (COO)

Wat ga je doen?

Recent is er voor de Raad van Bestuur een nieuwe COO geworven. Ter ondersteuning van deze bestuurder zoeken wij een ervaren en professionele secretaresse (m/v) die overzicht houdt in een complexe bestuurlijke omgeving en moeiteloos schakelt tussen strategie, organisatie en uitvoering. Je maakt deel uit van het team van secretaresses van de Raad van Bestuur en Bestuursstaf en bent een collegiale en betrouwbare samenwerkingspartner.

In deze functie lever je een directe bijdrage aan het effectief functioneren van de COO en de Raad van Bestuur. Je bent de rechterhand van de COO en draagt eraan bij dat bestuurlijke, organisatorische en strategische processen soepel en efficiënt verlopen. Je ondersteunt en ontzorgt de COO in de volle breedte van het secretariaatsvak, bent zijn sparringpartner en denkt proactief mee zodat de COO zijn taken optimaal kan vervullen. Je hebt een goed ontwikkeld gevoel voor bestuurlijke verhoudingen, bent organisatiesensitief en handelt zorgvuldig. Je denkt vooruit, signaleert knelpunten en handelt daar zelfstandig naar.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Complex agendabeheer van de COO, inclusief prioritering, belangenafweging en afstemming met interne en externe stakeholders

• Voorbereiden en opvolgen van bestuurs- en overige vergaderingen

• Fungeren als eerste aanspreekpunt en filter voor inkomende interne en externe vragen, verzoeken en correspondentie

• Voorbereiden van bestuurlijke stukken: verzamelen, structureren en bewaken van besluitvorming

• Bewaken van actiepunten, deadlines en afspraken

• Verzorgen van (vertrouwelijke) correspondentie en zorgvuldig informatiebeheer

• Ontvangen van gasten en verzorgen van overige secretariële ondersteuning

Hoe ziet je werkomgeving eruit?

Als secretaresse maak je onderdeel uit van de Bestuursstaf en daarbinnen van het bestuurssecretariaat, waar je nauw samenwerkt met zes collega secretaresses. De Bestuursstaf coördineert voor de Raad van Bestuur van het Maastricht UMC+ de strategische agenda, de advies- en besluitvormingsprocessen in afstemming met de Bestuurssecretaris en de verschillende overleggen binnen- en buitenshuis. De Bestuursstaf is daarin de verbindende schakel tussen de Raad van Bestuur en de organisatie en onderhoudt relevante externe en interne netwerken om tijdig te kunnen adviseren en de agenda goed te kunnen voorbereiden.

De Bestuursstaf bestaat uit vijf teams met in totaal ongeveer 35 medewerkers.

Het Bestuur van het Maastricht UMC+ wordt gevormd door in totaal zes leden en bestaat uit vier leden vanuit het academisch ziekenhuis. De COO is één van deze laatste vier. Daarnaast zijn de decaan en vice-decaan vanuit de faculteit onderdeel van het Bestuur. Meer informatie over ons Bestuur vind je hier.

Bij het Maastricht UMC+ werken we iedere dag aan het verbeteren van de gezondheid van mensen. Als UMC brengen we zorg, onderzoek, onderwijs en valorisatie samen. Door continu te zoeken naar vernieuwing en samenwerking – ook buiten de zorg – creëren we een omgeving waarin patiënten, studenten en medewerkers zich gezien en gehoord voelen. Een organisatie waarin ieder mens telt.

Wat vragen wij van jou?

Wij zoeken een ervaren secretaresse die professionaliteit en integriteit hoog in het vaandel heeft staan en zich thuis voelt in de bestuurlijke context van een grote zorgorganisatie.

Je beschikt over:

• Minimaal MBO+/HBO werk- en denkniveau

• Ruime ervaring als secretaresse of management-/bestuursassistent, bij voorkeur binnen een grote (zorg)organisatie

• Uitstekende communicatieve vaardigheden, mondeling en schriftelijk

• Ruime kennis van Microsoft Office / Microsoft 365, Teams, vergader- en documentmanagementsystemen (Corsa en iBabs)

• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit

Daarnaast herken je jezelf in het volgende profiel:

• Je bent integer, discreet en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie

• Je werkt proactief, innovatief, volgt ontwikkelingen op het gebied van digitalisering en weet deze praktisch toe te passen.

• Je behoudt overzicht (helikopterview) en kunt goed plannen en prioriteren, ook onder druk

• Je schakelt moeiteloos tussen verschillende niveaus: van operatianeel tot bestuurlijk niveau

• Je bent stressbestendig, flexibel en organisatiesensitief

• Je bent communicatief sterk, representatief en professioneel in houding en gedrag

Wij vinden het belangrijk dat je matcht in het goede en professionele team dat de secretaresses nu vormen. Je bent een teamplayer en weet goed samen te werken. Waar hard gewerkt wordt, mag ook gelachen worden. Een gezonde dosis humor en relativeringsvermogen wordt gewaardeerd.

Zie jij jezelf als de betrouwbare en betrokken rechterhand van de COO? En wil je jouw ervaring inzetten in een organisatie waar maatschappelijke impact, professionaliteit én menselijkheid samenkomen? Dan gaan wij voor jou!

Tot slot: Voor deze functie geldt dat je voor aanvang van het dienstverband een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) moet kunnen overhandigen.

Salaris

Afhankelijk van opleiding en ervaring bedraagt het salaris minimaal € 3.897,- en maximaal € 5.341,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling. Dit salaris is exclusief vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3% van je bruto jaarsalaris.

Arbeidsovereenkomst

Het betreft een arbeidsovereenkomst van 1 jaar voor gemiddeld 32-36 uur per week conform artikel 2.4.2 Cao umc, zijnde een tijdelijk contract vooruitlopend op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd als bedoeld in lid 3 van artikel 2.3 Cao umc.

Wat bieden wij

Bij het Maastricht UMC+ zorgen wij ervoor dat je alles hebt om jouw bijdrage te leveren aan de ultieme zorg. Daar horen de juiste arbeidsvoorwaarden bij. Lees hier wat wij je bieden.

Heb je nog vragen?

Voor meer informatie over de functie of de opleidings- en doorgroeimogelijkheden mag je contact opnemen met Jelco van der Avoort, Directeur Bestuursstaf, bereikbaar op tel. 043-3876802 of via e-mail jelco.van.der.avoort@mumc.nl Een dag meelopen? Ook dat behoort tot de mogelijkheden!

Voor informatie over de sollicitatieprocedure volg je deze link. Algemene informatie over arbeidsvoorwaarden en werken bij het Maastricht UMC+ vind je hier. Het antwoord op jouw vraag niet kunnen vinden? Neem dan contact op met team Recruitment.

Voorzien wordt dat de eerste ronde sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden op 16 en/of 17 juli.

Sollicitaties voor deze vacature kunnen worden ingediend tot en met 13 juli.
Wij werven onze kandidaten zelf en werken niet samen met externe bureaus voor deze vacature.