Secretaresse -afdelingsondersteuner Algemene Interne Geneeskunde

Wat ga je doen?

Ben jij de organisatorische spin in het web die ervoor zorgt dat onze medisch specialisten en arts-assistenten optimaal worden ingezet? In de dynamische omgeving van ons academisch ziekenhuis MUMC+ afdeling Interne Geneeskunde is geen dag hetzelfde. Jij ondersteunt en bent mede verantwoordelijk voor het maken, beheren en optimaliseren van de roosters, waarbij je rekening houdt met de complexe balans tussen patiëntenzorg, onderwijsuren, onderzoekstijd voor de medisch specialisten en opleidingsverplichtingen voor arts-assistenten en de wettelijke arbeidstijden (ATW).

Daarnaast help je bij de organisatie van congressen en bijeenkomsten, verzorgt de interne communicatie en denkt mee over hoe we onze afdeling – zowel intern als online – nog beter kunnen presenteren.

Een groot deel van je tijd ben je bezig met het roosteren:

• tijdig opstellen en publiceren van de roosters (weekrooster en dienstroosters).

• verwerken van mutaties, verlofaanvragen, dienstwisselingen en nascholingsdagen.

• bewaken van de bezetting en tijdig signaleren en oplossen van knelpunten.

• onderhouden van nauw contact met artsen en afdelingshoofden over roosterwensen en roostercapaciteit.

• ondersteunen en adviseren bij het proces van zelfroosteren.

• beheer van MedSpace (ervaring hiermee is een pré);

Daarnaast ben je bezig met:

• beheer ondersteunen van de dagelijkse organisatie van de afdeling.

• organiseren van congressen, heidagen en andere bijeenkomsten.

• verzorgen van interne communicatie, zoals nieuwsbrieven en mededelingen.

• verbeteren van onze online zichtbaarheid, waaronder de website en sociale media.

• meedenken over nieuwe ideeën om de afdeling nog beter te laten functioneren.

Kortom: Wij zoeken een organisatietalent die resultaat –en doelgericht is. Iemand die in één oogopslag ziet wat nodig is, stressbestendig is, en die niet bang is voor nieuwe ontwikkelingen, maar deze als een uitdaging ziet. Een veelzijdige functie waarin je veel ruimte krijgt voor eigen initiatief en ideeën.

Hoe ziet je werkomgeving eruit?

Werken in het MUMC+ betekent werken in een inspirerende en professionele omgeving waar ontwikkeling, in alle opzichten, wordt gestimuleerd.

De medische afdeling Interne Geneeskunde is een ambitieuze academische afdeling met als kerntaken patiëntenzorg, onderzoek en onderwijs. Interne Geneeskunde is een zeer breed specialisme dat is onderverdeeld in 6 onderafdelingen; Algemene Interne Geneeskunde, Klinische Immunologie en Allergologie, Endocrinologie, Hematologie, Medische Oncologie en Nefrologie. Daarnaast hebben we arts-assistenten en verpleegkundigen binnen de medische afdeling.

Binnen het secretariaat Interne Geneeskunde zijn 16 secretaresses en het Officemanagement werkzaam voor de verschillende onderafdelingen.

Jij gaat werken voor de onderafdeling Algemene Interne Geneeskunde. De Algemene Interne Geneeskunde bestaat uit de secties Ouderengeneeskunde, Vasculaire Interne Geneeskunde, Acute Interne Geneeskunde en Infectieziekten.

Wat vragen wij van jou?

Als secretaresse / afdelingsondersteuner ben je representatief, accuraat en stressbestendig. Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden; je bent diplomatiek, doortastend en staat stevig in je schoenen. Analytisch sterk en in staat om snel te schakelen in een hectische omgeving.

Jij beschikt over minimaal een (medisch) secretariële of administratieve of (zorg) planning en logistieke opleiding op niveau 4 afgerond, of aantoonbare werkervaring. Relevante werkervaring, bij voorkeur binnen een ziekenhuis of zorginstelling en kennis van rooster- en planningssystemen (bijvoorbeeld Medspace) zijn een pre.

Om je taak goed te kunnen uitvoeren beheers je de Nederlandse en Engelse taal zowel mondeling als schriftelijk uitstekend en heb je kennis en ervaring met MS Office;
Wat betreft jouw eigenschappen kun je over jezelf aangeven dat je:

• een flexibele en klantgerichte instelling hebt

• over goede contactuele en collegiale eigenschappen beschikt

• initiatief neemt en prioriteiten kunt stellen

• in staat bent om eigen werkzaamheden in relatie tot je taakstelling zelfstandig in te richten

Om succesvol te starten in deze rol, is het belangrijk dat je de Nederlandse taal goed beheerst (minimaal B2-niveau) in verband met het contact met onder andere patiënten en collega’s. Daarnaast is het een voorwaarde dat je in Nederland mag werken (EU/EER-nationaliteit of een geldige werkvergunning).

Voldoe jij aan deze functie-eisen? Dan gaan wij voor jou!

Salaris

Afhankelijk van opleiding en ervaring bedraagt het salaris minimaal € 2.771,- en maximaal € 3.807,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling. Dit salaris is exclusief vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3% van je bruto jaarsalaris.

Arbeidsovereenkomst

Het betreft een arbeidsovereenkomst van 1 jaar voor gemiddeld 24 uur per week conform artikel 2.4.2 Cao umc, zijnde een tijdelijk contract vooruitlopend op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd als bedoeld in lid 3 van artikel 2.3 Cao umc.

Wat bieden wij

Bij het Maastricht UMC+ zorgen wij ervoor dat je alles hebt om jouw bijdrage te leveren aan de ultieme zorg. Daar horen de juiste arbeidsvoorwaarden bij. Lees hier wat wij je bieden.

Heb je nog vragen?

Voor meer informatie over de functie of de opleidings- en doorgroeimogelijkheden mag je contact opnemen met de officemanager Eva Tielen-Heinen bereikbaar via e-mail eva.heinen@mumc.nl. Een uurtje of halve dag meelopen? Ook dat behoort tot de mogelijkheden!

Voor informatie over de sollicitatieprocedure volg je deze link. Algemene informatie over arbeidsvoorwaarden en werken bij het Maastricht UMC+ vind je hier. Het antwoord op jouw vraag niet kunnen vinden? Neem dan contact op met team Recruitment.

De sollicitatiegesprekken zullen in week 35 worden gehouden.
Sollicitaties voor deze vacature kunnen worden ingediend tot en met 19 augustus.

Wij werven onze kandidaten zelf en werken niet samen met externe bureaus voor deze vacature.